Politiques

Confidentialité

Énoncé


ATTENDU que la nature des renseignements divulgués peut être d'une importance stratégique pour les promoteurs dans la réalisation et la commercialisation de leur projet de recherche;

ATTENDU que la commercialisation des projets de recherche peut engendrer des retombées socio-économiques importantes;

ATTENDU que le CQRDA désire s'assurer que les renseignements fournis par certains promoteurs seront gardés secrets.


Le CQRDA reconnaît, en adoptant cette politique, la nécessité de protéger le secret des renseignements qui lui sont divulgués dans le cadre de ses activités.


Objectifs

 

Les objectifs de cette politique sont les suivants :

 

  • Énoncer les principes sur lesquels s'appuie le CQRDA dans la gestion des renseignements qui lui sont divulgués;
  • Établir un cadre directeur assurant la confidentialité et la non-divulgation des renseignements transmis dans le cadre des activités du CQRDA;
  • Protéger les droits et les intérêts des administrateurs de la corporation, des employés, des membres des différents comités, des promoteurs qui soumettent des projets de recherche;
  • Responsabiliser les administrateurs, les membres des différents comités ainsi que les employés face à la nature confidentielle de certains renseignements dans le cadre de leurs activités au CQRDA.


Champ d'application

 

Cette politique s'applique à tous les employés, à tous les membres du conseil d'administration ainsi qu'à tous les membres des différents comités dans le cadre de leurs activités réalisées au CQRDA.


Définition

 

Renseignements confidentiels

 

L'expression renseignements confidentiels s'entend de toutes les connaissances et de tous les renseignements financiers, scientifiques, techniques ou commerciaux tels que dessins, échantillons, dispositifs, démonstrations, savoir-faire, pièces de machinerie, appareils, outils, accessoires, travaux d'expérimentation et de recherche, inventions, modèles, instructions, notes, notes de service, études, plans, livres, dossiers, modes d'emploi et autres objets protégés ou non par droit d'auteur, un brevet, une marque de commerce, déposés, non déposés ou autres, qui sont divulgués ou communiqués.


Modalités

 

  • Les administrateurs devront signer une déclaration solennelle relative à la confidentialité;
  • Les employés devront signer la déclaration d'engagement de confidentialité et de non-divulgation;
  • Le CQRDA et le promoteur du projet de recherche devront signer une entente sur les conditions entourant la confidentialité et la non-divulgation des renseignements relatifs au projet de recherche.

 

Conflit d'intérêts

Énoncé

ATTENDU que la nature des renseignements divulgués peut être d'une importance stratégique pour les promoteurs dans la réalisation et la commercialisation de leurs projets de recherche;

ATTENDU que la commercialisation des projets de recherche peut engendrer des retombées socio-économiques importantes;

ATTENDU que les intérêts de certains administrateurs de la corporation, de certains membres des différents comités et de certains promoteurs peuvent entrer directement ou indirectement en conflit;

 

Le CQRDA reconnaît, en adoptant cette politique, la nécessité de protéger le secret des renseignements qui lui sont divulgués dans le cadre de ses activités et de protéger l'intérêt des administrateurs, des membres des comités ainsi que des promoteurs qui soumettent des projets de recherche.

 

Objectifs

 

Les objectifs de cette politique sont les suivants :

 

  • Énoncer les principes sur lesquels s'appuie le CQRDA dans les situations de conflit d'intérêts;
  • Établir un cadre directeur, en s'assurant que les dossiers des promoteurs seront traités dans le seul et unique intérêt de ces derniers;
  • Responsabiliser les administrateurs et les membres des différents comités face aux activités qui pourraient les mettre en conflit d'intérêts dans l'exercice de leurs fonctions au CQRDA;
  • Protéger les droits et les intérêts des administrateurs de la corporation, des employés, des membres des différents comités, des promoteurs qui soumettent des projets de recherche.


Champ d'application

 

Cette politique s'applique à tous les employés, à tous les membres du conseil d'administration ainsi qu'à tous les membres des différents comités dans le cadre de leurs activités réalisées au CQRDA.


Modalités

 

Tout administrateur ou membre d'un comité du CQRDA ayant un intérêt direct ou indirect dans une entreprise qui met en conflit son intérêt personnel et celui du Centre doit :

 

  • Le divulguer au conseil ou au comité lors de la séance traitant, notamment de cette entreprise;
  • Se retirer de la réunion lors des délibérations concernant cette entreprise;
  • S'abstenir de voter sur toute décision concernant cette entreprise. Cette divulgation doit être consignée au procès-verbal de la réunion.

 

Encadrement scientifique et technologique

Problématique

 

On connaît bien la mission ultime du CQRDA qui est de favoriser une grande transformation au Québec et de promouvoir la RD reliée à l'aluminium. La synergie partenariale qui l'accompagne n'est qu'une étape dans la réalisation de projets industriels et commercialisables.

 

Par ailleurs, ce centre de liaison et de transfert s'est doté, dès son origine, de structures particulières, légères et décentralisées. Ainsi en ont voulu les fondateurs. Contrairement à certains autres centres analogues, le CQRDA ne possède aucun laboratoire d'expérimentation et n'engage pas ses propres équipes de chercheurs. Fonctionnant à l'intérieur de structures innovatrices, son rôle est de promouvoir la RD en associant comme partenaires des chercheurs et des entrepreneurs tout en respectant le lieu naturel de travail des uns et des autres, c'est-à-dire les universités, les collèges et les entreprises. Dans un tel contexte, est-il concevable d'effectuer une recherche et un développement scientifiques et productifs de qualité à l'instar d'autres organisations similaires?

 

Il est certain qu'un tel modèle peut paraître téméraire à certains esprits. Il est raisonnable, en effet, de douter de la qualité d'une recherche effectuée à l'extérieur de cadres traditionnels.

 

En optant pour une structure décentralisée, le CQRDA se voit dans l'obligation de relever un double défi; un défi d'organisation et aussi de production scientifique et technique de haut niveau.

 

Au cours de sa brève histoire, comment le CQRDA s'est-il acquitté de cette double mission et de quelle façon, dans un proche avenir, entend-il améliorer la dimension scientifique et technique au sein d'une organisation fortement décentralisée?

 

Regard sur le vécu

 

Malgré l'originalité de ses structures et la précarité de ses origines due à un financement provisoire, le CQRDA s'est efforcé non seulement de respecter sa mission scientifique, mais aussi de la renforcer à l'intérieur de ses projets et de ses activités.

 

Les réalisations suivantes peuvent en témoigner :

 

  • Planifications qui font référence à la mission scientifique et technologique du CQRDA et contiennent chacune une importante section sur le thème du transfert;
  • Engagement de deux conseillers scientifiques dès la deuxième année d'opération;
  • Création d'un comité scientifique de douze personnes, dont huit proviennent du monde scientifique (universités ou centres de recherche);
  • Aide et support au montage scientifique du projet de recherche par le conseiller scientifique quand l'entreprise en a fait la demande;
  • Suivi des projets par le conseiller scientifique selon les règles en usage au CQRDA;
  • Intégration progressive à l'équipe de démarcheurs, d'une personne de formation scientifique tant à Montréal qu'à Québec;
  • Insertion dans les publications d'articles de RD, notamment dans le magazine Al13.

 

Bien que ces actions dénotent déjà l'importance que le CQRDA accorde à la dimension scientifique, le moment est toutefois venu de prolonger ce vécu par un encadrement scientifique qui assure une certaine pérennité à cette importante mission.

 

Ce projet reposera, en grande partie, sur l'expertise d'un comité scientifique et technique du CQRDA. Dans une organisation fortement décentralisée où les chercheurs œuvrent dans leurs propres laboratoires institutionnels, il apparaît nécessaire que la dimension scientifique et technologique repose sur un comité d'experts qui planifie et supervise la programmation scientifique.

 

Cette ligne directrice comprendra un énoncé des principes directeurs et une série de mesures d'application qui encadrent et consolident les acquis.


Principes directeurs

     

  • Le CQRDA est un centre de liaison et de transfert dont le programme d'action est orienté vers la RD. En conséquence, toutes ses activités doivent être effectuées à la lumière et en fonction de cette finalité;
  • Le conseil d'administration est le premier responsable de l'aspect scientifique du Centre. À cette fin, il doit veiller à ce que la direction générale assure la pertinence et l'expertise scientifique et technologique des projets et des activités;
  • Le comité scientifique est le principal acteur de la programmation scientifique. Il assure une fonction de planification, d'analyse et d'évaluation qualitative des projets. Chaque membre est choisi en fonction de son expertise dans la RD et non comme représentant d'une entreprise ou d'une institution;
  • Le directeur général voit à la bonne gestion et à l'administration des projets. À cette fin, il constitue un groupe de travail interne formé de scientifiques qui effectuent une première étude des projets sous la direction du coordonnateur scientifique;
  • Le coordonnateur scientifique est le responsable immédiat, auprès du directeur général, de la coordination de la programmation scientifique du CQRDA. À cette fin, il prépare le plan scientifique annuel, recueille les projets de recherche auprès des chercheurs et des entreprises et en fait l'analyse avec son groupe de travail. Il assiste le directeur général dans la présentation des projets au comité scientifique. Par la suite, il doit voir à leur suivi.

 

Application des principes directeurs

 

À partir de ces principes et compte tenu de l'assurance d'un financement adéquat, le Centre peut consolider et stabiliser dès maintenant sa mission de RD par le truchement des actions suivantes :

 

  • Engager un coordonnateur scientifique à plein temps, dont la fonction consistera à préparer, à coordonner et à analyser la programmation scientifique et les projets qui en découlent pour en faire par la suite le suivi;
  • Former un groupe de travail interne qui, sous la direction du coordonnateur, fera l'étude et l'évaluation des projets de recherche;
  • Maintenir la compétence scientifique et technologique dans la composition du comité scientifique;
  • Favoriser la participation d'un scientifique dans chaque équipe de démarcheurs;
  • Promouvoir la RD auprès des chercheurs par la visite des universités et des collèges partenaires et en organisant une rencontre collective des chercheurs au cours de l'année;
  • Encourager les étudiants, jeunes et adultes à l'innovation et à la production scientifique par la création de bourses et de concours ad hoc;
  • Publier, régulièrement quelques articles à teneur scientifique et technologique dans le magazine Al13;
  • Encourager la production, la publication et éventuellement la vente d'ouvrages scientifiques sur l'aluminium;
  • Viser à ce que le nouveau plan d'action s'inspire toujours de la dimension scientifique dans sa composition et dans l'identification des projets et des activités consacrés au transfert technologique.

 

L'annulation de projet

Énoncé

 

ATTENDU que la nature des renseignements divulgués peut être d'une importance stratégique pour les promoteurs dans la réalisation et la commercialisation de leur projet de recherche;

 

ATTENDU les buts et objectifs de la corporation;

 

ATTENDU que le promoteur a soumis au CQRDA un projet de RD et que celui-ci a été accepté par les instances du Centre;

 

ATTENDU que le contrat est  intervenu entre le CQRDA et le promoteur pour l'aide financière qu'il recevra ou a reçue en partie, dans le cadre de la réalisation de son projet;

 

ATTENDU que les obligations du promoteur dans le cadre du contrat de participation financière soient dûment signées par les parties;

 

ATTENDU que le CQRDA reconnaît, en adoptant cette politique, la nécessité d'établir les principes et modalités d'annulation d'un projet de recherche financé par le Centre, afin de protéger celui-ci dans le cadre de ses activités, de protéger les administrateurs, les membres des comités ainsi que les promoteurs qui soumettent des projets de recherche.

 

Objectifs

 

  • Énoncer les principes sur lesquels s'appuie le CQRDA lorsqu'il y a défaut de la part d'un promoteur;
  • Responsabiliser les promoteurs qui font défaut en vertu du contrat de participation financière;
  • Établir un cadre directeur afin de soustraire les montants accordés au projet des surplus réservés du CQRDA ou des comptes à payer, selon le cas.

 

Modalités

 

Tout administrateur, membre du personnel ou d'un comité du CQRDA qui identifie un défaut se rapportant à un projet financé par le CQRDA doit aviser le secrétaire général du Centre afin que les dispositions de la présente politique soient appliquées.

 

Défaut

 

Le promoteur fait défaut lorsqu'il cesse d'être en affaire, fait l'objet d'une liquidation, d'une dissolution, d'une faillite ou fait l'objet d'une reprise de possession de l'un de ses créanciers, présente des renseignements faux, trompeurs ou incomplets, ou encore ne respecte pas l'une ou plusieurs des dispositions, engagements ou représentations du contrat de participation financière du CQRDA.

 

Procédures spécifiques de la politique d'annulation de projets

 

Pour les projets non entrepris

 

  • Une participation financière accordée à un promoteur peut être annulée, si le premier versement consenti au projet n'est pas déboursé dans une période déterminée à six mois suivant la signature du contrat de participation financière du CQRDA;
  • Trente (30) jours avant cette date, le CQRDA avisera le promoteur, par écrit, à l'effet que le processus d'annulation de son projet est enclenché;
  • Le promoteur aura 30 jours, à partir de la réception de l'avis du CQRDA, pour aviser celui-ci que le projet a débuté ou pour demander au CQRDA, par écrit, une extension pour amorcer son projet en expliquant les raisons de cette demande;
  • Toute extension ou modalité spécifique au démarrage d'un projet devra être approuvée par le directeur général ou le directeur scientifique du CQRDA;
  • Si le promoteur fait défaut de répondre au premier avis du CQRDA, à l'intérieur du délai prescrit, un second et dernier avis sera acheminé, avec obligation de la part du promoteur de répondre dans les dix (10) jours suivants la réception de l'avis, sans quoi une annulation du projet sera en vigueur à compter de cette date;
  • L'annulation d'un projet devra être entérinée par le conseil d'administration afin de soustraire les montants des surplus réservés ou des comptes à payer, selon le cas. De plus, les sommes dégagées seront injectées à nouveau dans l'exercice financier de l'année courante.


Pour les projets où un ou plusieurs versements ont été effectués

 

  • Une participation financière accordée à un promoteur peut être annulée en cours de projet si un défaut se rapportant au contrat de participation financière est constaté;
  • Le CQRDA avisera le promoteur, par écrit, du défaut constaté;
  • Le promoteur aura alors trente (30) jours pour proposer au CQRDA, par écrit, un arrangement ou des mesures correctives;
  • Tout arrangement ou mesure corrective se rapportant au contrat devra être approuvé par le directeur du CQRDA;
  • Si le promoteur fait défaut de répondre au premier avis du CQRDA, un second et dernier avis sera acheminé, avec l'obligation de la part du promoteur de répondre dans les dix (10) jours suivant l'avis, sans quoi une annulation du projet sera en vigueur à compter de cette date et les modalités de remboursement par le promoteur, telles qu'elles sont décrites dans le contrat de participation financière, s'appliqueront;
  • L'annulation d'un projet devra être entérinée par le conseil d'administration afin de soustraire les montants des surplus réservés ou des comptes à payer, selon le cas.

 

Procédures administratives de la politique

 

  • Le secrétaire général devra prendre acte du défaut du promoteur et effectuer les vérifications et actions d'usage auprès des parties impliquées;
  • Lorsqu'un projet est annulé, le secrétaire général prépare une confirmation d'annulation qui sera présentée au conseil d'administration du Centre, afin d'être approuvée;
  • Lorsque le conseil d'administration a entériné l'annulation du projet, le secrétaire général fait parvenir au promoteur impliqué par la décision une confirmation officielle et finale de l'annulation du projet en précisant, le cas échéant, les modalités de remboursement par le promoteur des sommes déjà versées;
  • Une soustraction des montants appliqués, audit projet, s'effectuera par la suite des surplus réservés, afin de les rendre accessibles pour d'autres projets de recherche.


Responsabilité

 

L'application de la présente politique est sous la responsabilité du conseil d'administration.